Name: Webtraders
Price range: $

Privacyverklaring

Secure Logistics hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. We gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens en treffen de noodzakelijke maatregelen om een veilige en rechtmatige verwerking te borgen. Zo is Secure Logistics gecertificeerd conform ISO9001, ISO27001, ISO27701. Bij vragen of vermoedens van misbruik kan contact worden opgenomen via info@secure-logistics.nl.

Secure Logistics deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden als dit noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Persoonsgegevens worden nooit verkocht aan derden. Met leveranciers die persoonsgegevens verwerken wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten zodat het niveau van bescherming gewaarborgd is.

Bij bezoek van de website kunnen cookies worden geplaatst. Secure Logistics vraagt daarvoor toestemming. Welke cookies het betreft is te lezen in het toestemmingsformulier (cookie-consent).

Secure Logistics verwerkt persoonsgegevens bij contactmomenten. Dit kan via telefoon, e-mail, het invullen van een contactformulier, gebruik van de chatfunctie, deelname aan enquêtes, prijsvragen of (panel)onderzoeken. Ook bij gebruik van de websites, het aanmelden voor nieuwsbrieven of benadering via social media worden persoonsgegevens verwerkt.

Secure Logistics verstuurt een nieuwsbrief waarmee klanten en geïnteresseerden worden geïnformeerd over ontwikkelingen over onze producten en diensten. E-mailadressen van geïnteresseerden worden, met toestemming, toegevoegd aan de lijst van abonnees. Klanten ontvangen de nieuwsbrief automatisch. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink naar het communicatie e-mailadres waarmee het abonnement eenvoudig kan worden stopgezet.

Meer informatie over verwerking van persoonsgegevens:

(Kaart)gebruiker

Bij het aanvragen kaart (CargoCard, Digital Safety Passport, of PortKey) of een XS-ID verwerkt Secure Logistics persoonsgegevens. De werkgever dient de aanvraag in en levert de gegevens aan. Op basis hiervan controleert de gebruiker de informatie, waarna Secure Logistics aanvullende gegevens ophaalt uit certificaat- en diplomaregisters via beveiligde koppelingen.

Doeleinden van de verwerking

Secure Logistics verwerkt persoonsgegevens om:

Identiteitsverificatie mogelijk te maken voor toegang tot locaties, systemen en processen. Daarbij kan de gebruiker de acceptant inzicht geven in gevolgde trainingen, diploma’s en certificaten.
Toegang te verstrekken tot klantportaal XS-ID Online.
De dienstverlening en klantervaring te verbeteren, in de vorm van klanttevredenheidsonderzoek, onderzoek naar gebruik van applicaties en UX-onderzoek.

Grondslagen voor verwerking

De verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op:

Toestemming van de betrokkene.
De noodzaak om een overeenkomst uit te voeren.
Gerechtvaardigde belangen van Secure Logistics of derden.
Voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Welke gegevens worden verwerkt?

Secure Logistics verwerkt de volgende persoonsgegevens:

Naam, adresgegevens, geboortedatum, geboorteland, nationaliteit en documentnummer van een identiteitsbewijs, e-mail, telefoonnummer.
Gegevens van de werkgever en informatie over gevolgde trainingen of opleidingen.

Bijzondere persoonsgegevens

Bij het activeren van de kaart verwerkt Secure Logistics biometrische gegevens zoals het aderpatroon van een vinger, een vingerafdruk en verhoudingen van het gezicht. Deze gegevens worden versleuteld opgeslagen in de chip van de kaart. De gebruiker kan deze eenvoudig vernietigen door de chip door te knippen. De informatie op de chip is alleen toegankelijk met behulp van software van Secure Logistics. Verwerkingsverantwoordelijke voor het in de kaart opslaan van de gegevens is Secure Logistics. Activeren op locatie geschiedt activeren in gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid met de acceptant.

Voor identificatie wordt een pasfoto gevraagd. Deze foto wordt op de kaart geprint en gebruikt voor persoonsverificatie via XS-ID Online.

Secure Logistics controleert identiteitsbewijzen op echtheid, zodat gebruikers minder kwetsbare persoonsgegevens hoeven te delen bij het betreden van locaties. Deze controle geschiedt in overeenstemming met eerdere uitspraken van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bewaartermijnen

Secure Logistics hanteert de volgende bewaartermijnen:

Aanmaakdatum: 2 jaar na stopzetten kaart
Verwerkingsdatum: 2 jaar na stopzetten kaart
Gewenste expiratiedatum: 3 maanden na stopzetten kaart
Initialen: 2 jaar na stopzetten kaart
Tussenvoegsel: 2 jaar na stopzetten kaart
Achternaam: 2 jaar na stopzetten kaart
Geboortedatum: 2 jaar na stopzetten kaart
Geboorteplaats: 2 jaar na stopzetten kaart
Nationaliteit: 2 jaar na stopzetten kaart
Pasfoto: 3 maanden na stopzetten kaart
Type ID-bewijs:3 maanden na stopzetten kaart
Nummer ID-bewijs: 3 maanden na stopzetten kaart
Verloopdatum ID-Bewijs: 3 maanden na stopzetten kaart
Functie: 2 jaar na stopzetten kaart
Kwalificaties: 2 jaar na stopzetten kaart
Company: 3 maanden na stopzetten kaart
Type kaart: 3 maanden na stopzetten kaart
Gebruikersnummer: 2 jaar na stopzetten kaart

Gebruik van de kaart

Bij het gebruik van de kaart verstrekt de gebruiker mogelijk gegevens die door de acceptant worden vastgelegd in het kader van toegangsmanagement. In de meeste gevallen gaat het om de volgende gegevens:

Gebruikersnummer
Naam en EAN- nummer van het bedrijf dat de kaart heeft aangevraagd.
Naam kaartgebruiker
Kaartnummer (Mifare)
Type kaart (CargoCard, Digital Safety Passport of PortKey)
Uitgiftedatum van de kaart
Expiratiedatum van de kaart

Het verwerken hiervan geschiedt onder verwerkingsverantwoordelijkheid van de acceptant.

De kaart biedt ook toegang tot diensten zoals truckparkings en truckwashes. Hierbij verstrekt de gebruiker gegevens aan exploitanten. De exploitanten delen deze informatie, inclusief transactiegegevens, met Secure Logistics voor facturering.

De Kaarthouder heeft toegang tot de persoonsgegevens in XS-ID Online.

Inzage, correctie en verwijdering

Gebruikers kunnen inzage krijgen in opgeslagen gegevens en verzoeken om correctie of verwijdering indienen. Een verzoek daartoe kan worden ingediend via: servicedesk@secure-logistics.nl.

Klachten

Klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunnen worden ingediend bij de Functionaris Gegevensbescherming via FG@secure-logistics.nl. Als de klacht niet naar tevredenheid wordt afgehandeld, kan een melding worden gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Kaarthouder (Werkgever)

Secure Logistics verwerkt persoonsgegevens van kaarthouders om:

overeenkomsten af te sluiten en kredietwaardigheid te controleren.
de betrouwbaarheid te borgen ten behoeve van het toegangsproces van aangesloten acceptanten.
dienstverlening te leveren, waaronder:
- het aanvragen, produceren en leveren van kaarten (CargoCard, Digital Safety Passport, PortKey).
- het verstrekken van toegang tot XS-ID Online.
geleverde diensten te factureren.
nieuwsbrieven en serviceberichten toe te zenden.
de dienstverlening en klantervaring te verbeteren, in de vorm van klanttevredenheidsonderzoek, onderzoek naar gebruik van applicaties en UX-onderzoek.

Grondslagen voor verwerking

Secure Logistics verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

Toestemming van de betrokkene.
De noodzaak om een overeenkomst uit te voeren waarbij de betrokkene partij is.
De noodzaak om gerechtvaardigde belangen van Secure Logistics of een derde te behartigen.

Verwerken van persoonsgegevens

Het afsluiten van een contract voor toegang tot klantportaal XS-ID Online (voorheen Secure Online) vereist dat een tekenbevoegde van de organisatie beschikt over een XS-ID. Wanneer een XS-ID nog niet beschikbaar is, kan deze via de website van Secure Logistics worden aangevraagd. Daarbij wordt een bedrijfsprofiel aangemaakt dat de volgende gegevens bevat:

KVK-nummer
Bedrijfsnaam
Postadres
Telefoonnummer
Land
Voertaal
Informatie over de NIWO-transportvergunning (CargoCard).

Het aanvragen van het XS-ID verloopt via de XS-ID App. Tijdens deze procedure wordt medewerking gevraagd om de identiteit te verifiëren. Secure Logistics informeert de gebruiker hierover via een e-mail. Deze e-mail wordt verstuurd wanneer een tekenbevoegde zich registreert om een contract af te sluiten, of wanneer een werkgever de uitnodiging verstuurt.

Tijdens het intakeproces wordt gevraagd om een “selfie” te maken. Deze foto wordt lokaal op het apparaat vergeleken met de foto op het identiteitsbewijs. Er wordt geen “document trail” aangemaakt: na voltooiing van het proces worden er geen gegevens in de app opgeslagen. De volgende gegevens zijn nodig voor het aanmaken van een XS-ID:

Telefoonnummer
Naam
E-mailadres
Geboortedatum
Type ID-document
Nummer ID-document
Expiratiedatum ID-document
Nationaliteit

Voor vragen over het intakeproces kan contact worden opgenomen met de Customer Service Desk van Secure Logistics, via: servicedesk@secure-logistics.nl.

Een XS-ID is altijd persoonsgebonden. Als een gebruiker geen tekenbevoegde is maar toegang wil tot XS-ID Online, moet een eigen XS-ID worden aangevraagd. De organisatie stuurt hiervoor een uitnodiging. De aanvraagprocedure verloopt verder op dezelfde manier als hierboven beschreven.

Bij het aanvragen van een contract als XS-ID Houder deelt Secure Logistics persoonsgegevens met derden in de volgende situaties:

Voor kredietbeoordeling en controle: Gegevens zoals KVK-nummer, geregistreerde handelsnaam en tekenbevoegde worden geverifieerd bij Creditsafe.
Voor vindbaarheid binnen XS-ID Online: Dit zorgt ervoor dat koppelingen binnen het systeem mogelijk zijn.
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen: Secure Logistics verstrekt gegevens aan opsporingsinstanties of toezichthouders wanneer dit wettelijk vereist is.

Bewaartermijnen

Na het stopzetten van een contract verwijdert Secure Logistics de gegevens binnen drie maanden, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn vereist. Voor fiscale administratie geldt een bewaartermijn van 7 jaar.

Klachten en vragen

Acceptant (locatie)

Secure Logistics verwerkt persoonsgegevens van acceptanten om:

Overeenkomsten te sluiten en betalingen af te handelen.
Onze diensten en producten te leveren.
Serviceberichten en nieuwsbrieven te versturen.

Verantwoordelijkheden

Kaartacceptanten ontvangen gegevens rechtstreeks van kaartgebruikers (= gebruiker CargoCard, Digital Safety Passport, PortKey). Hierbij gaat het onder meer om naam, bedrijfsinformatie en kaartgegevens. Secure Logistics ondersteunt kaartacceptanten bij het verwerken van gegevens, bijvoorbeeld bij serviceverzoeken. Hiertoe sluit Secure Logistics een verwerkersovereenkomst af.

Klachten en vragen

Voor vragen over het gebruik van gegevens in verband met CargoCard, Digital Safety Passport of PortKey kan contact worden opgenomen met de Functionaris Gegevensbescherming van Secure Logistics via FG@secure-logistics.nl. Dit geldt ook wanneer het lastig is om de juiste persoon of het juiste antwoord te vinden. In geval van spoed graag de Customer Service Desk in de CC opnemen (servicedesk@secure-logistics.nl).

Wijzigingen in de privacyverklaring

Secure Logistics kan deze privacyverklaring aanpassen. Controleer regelmatig deze pagina voor updates.